ボックスファイル管理からの切り替えで５割削減保証
現状が，ボックスファイルと文書保管庫の組み合わせで文書を管理している場合
ボックスファイルは，ファイリングシステムなどで使用する個別フォルダを専用のボックス(紙製などの箱)に入れて使用する用具ですが，調査の結果，個別フォルダをボックスファイルから取り出し，ＢＳフォルダに切り替えるだけでも２割～３割の文書スペースを削減できることがわかりました。
切り替え前（7月時点） 切り替え後
＊中段(現年度)71cm→26cm(約63％の削減) 下段(前年度)87cm→63cm(約27％の削減)
下図は，執務室における１課分の文書量を12fm(一人当たりの適正保管文書量である1.2fm×10人)とし，それら全てをボックスファイルで旧JISの3号保管庫に収納する場合と，ＢＳフォルダで旧JISの3号保管庫に収納する場合で，それぞれの文書の床の占有面積を比較したものです。
※旧JISの3号保管庫は，ＢＳフォルダを３段で使用することができます。
このように，ファイル用具をボックスファイルからＢＳフォルダに切り替えることで，簿冊の場合と同様，文書を１枚も捨てなくても保管庫の台数を12台から６台に削減することができると考えられます。その結果，現状がボックスファイルの場合，ファイル用具の見直しを行うだけで，文書の占める床面積を５割削減(4.38㎡→2.19㎡)できるということになります。
※ホームページ掲載内容よりもさらに詳しい情報を知りたい方は，ＢＳフォルダによる５割削減を解説した本がありますので，そちらもご参照ください。
・新刊『一目でわかる自治体の文書管理－行政文書管理ガイドラインの実践－』（第一法規）
・『自治実務セミナー』2018年９月号（第一法規），特集３「文書を捨てないで5割削減～文書管理容器用具の再評価～」
※ＢＳフォルダに関するご相談・お問い合わせはこちら。お気軽にお問い合わせください。
〇ＢＳフォルダで文書の占める床面積を５割削減保証！の仕組み
〇ＢＳフォルダの特色
〇ＢＳフォルダ関連セミナー
１ 行政文書管理改善機構(ADMiC）主催「第18回行政文書管理セミナー ～文書削減5割保証用具(キャビネット不要)の再評価と事例報告～ 」（平成30年6月7日）