文書管理の改善は，成功させなければなりません。そのためには，改善推進者は，改善に着手する際，何よりもまず当該自治体の改善目的を明確にする必要があります。
文書管理の改善目的には，レベルの異なる次の二つのステージがあると考えています。
第一のステージは，「問題解決型改善」のステージです。つまり，文書管理に係るさまざまな問題点を解決するために改善するステージです。ここでいう問題点とは，表層的問題点としての不要文書の氾らん，執務環境の劣悪化及び検索時間の無駄であり，深層的問題点としての管理対象範囲の狭あい化，非現用文書（アーカイブズ）の未評価選別化，文書の私物化容認意識，志向すべき目的の不存在及び拠って立つべき規範の不存在などです。こうした表層的・深層的問題点を解決するために改善しようとするステージです。
したがって，問題解決型文書管理は，職員の文書私物化容認意識を払拭することを前提とし，文書の即時検索と他者検索とを確保して行政事務の効率化を支援することを目標（低次の目的）とすべきです。第一のステージでの改善は，いわば後ろ向きな，消費的で作業的な文書管理に対する改善であるともいえます。
第二のステージは，「目的志向型改善」のステージです。第一のステージでの問題を解決した文書管理には，更なる高次の目的が課されるのが普通です。高次の目的とは，文書に登載された情報を全庁的に共有化し，その情報を意思決定の判断材料として活用して意思決定の最適化を支援することです。また，文書管理の究極の目的とは，情報を庁内的に共有するだけでなく市民と共有し合い，主権者である市民が主体的にその情報を活用して，自ら考え行動する，そのような住民自治の確立を支援することにあります。その住民との情報共有ですが，現在の市民とのそれを指すだけではなく，未来の市民との情報共有を視野に入れるべきであって，そのための歴史公文書（アーカイブズ）の評価選別と適正管理も求められなければなりません。
こうした目的志向型の文書管理を構築するために，さまざまな機能の付加も考慮しながら改善しようとするステージです。第二のステージでの改善は，いわば前向きな，生産的で機能的な文書管理に対する改善であるといえます。
したがって，改善目的は四つありますが，まずは達成されなければならないのが，
- 職員の文書私物化容認意識の払拭
- 高速検索性を確保しての行政事務の効率化支援
であり，次に達成することが望ましい改善目的は，
- 庁内情報の共有化を確保しての意思決定の最適化支援
- 市民との情報共有化を確保しての市民自治の確立支援
です。
残念ながら，これまでのわが国における文書管理改善は，簿冊式をファイリングシステムに切り替えることと同意義であり，改善目的として特段の設定がないことが多く，情報公開の目録づくりのため，または書庫の整とんのためなど，目的というより動機に近いものでありました。結果として，第一のステージの入り口付近で留まることが多く，その目標も達成できなかったといってよいと思います。
これまで，文書管理改善が成功しなかった原因は，改善のために採用した文書管理システムの品質，なかんずく目的設定に大きな問題があったのではないでしょうか。「クリスタル・トライアングル」の要件のひとつ，高品質の文書管理システムの評価選別と密接にして不可分の関係があると思われます。
なお，クリスタル・トライアングル理論（CT理論）については，次週詳しく解説します。