1. 全庁共通文書とは
庁内のどこの課も共通して利用・保管している文書があります。これを「全庁共通文書」と言います。課の本業・本務に属する文書ではなく，むしろ庶務的な文書で，あまり重要度の高いものではありませんが，どこの課にもある文書です。
2. 全庁共通文書分類基準の考え方
このように各課が同じ文書を，同じように利用しているのであれば，当然各課で同じ分類基準によって整理された方がよいでしょう。したがって，あらかじめ統一した分類基準として，「全庁共通文書分類基準」を定めるのが普通です。結果としてワリツケ式になりますが，本務業務に直接的に関連している文書と分けて考えてよいと思います。また，共通文書の性格からして，本務文書より前に位置付けるようにします。
3. 全庁共通文書分類の作り方
全庁共通文書分類を作る際，文書，人事，財務，議会などに分類され，どこの課にも必ずある文書を集め，分類作業をします。モデルブロックの導入の際にそれぞれの自治体に合った分類を作ります。
作成に当たっては，人事・財務・議会を主管する課の意見も聞いたり，モデルブロックを参考にしたりするとよいでしょう。全庁共通文書には，例えば，庁内通知，市広報，年次休暇等整理簿，時間外勤務命令簿，予算書，予算資料，決算書，決算資料，議案などがあります。全庁共通文書分類の配布通知文例と，その基準表を付けておきますので，参考にしてください。
4. 全庁共通文書分類の使い方
全庁共通文書分類を文書主管課で決めたら，切換え作業までに各課に通知します。キャビネット内の場所は，１号引き出しの翌朝フォルダの次を定位置にします。そして，全庁共通のガイド内に入る個別フォルダは，文書主管課が示した全庁共通文書分類と合わせるようにしておきます。たとえ，似た種類の個別フォルダがあっても，各課の裁量で全庁共通文書分類の中に入れさせないようにします。そのような個別フォルダは，「全庁共通」ではなく，「課共通」のグループに含めます。