ガイドとは
ガイドとは，個別フォルダのグループを作るとき，そのグループの表紙や見出しの役をする厚紙で，そのタイトルを書いたラベルを差し込む山があります。山の位置により第１ガイドと第２ガイドとがあります。
ガイドの役割
ガイドの役割は，ガイドの山とその位置とによって，個別フォルダの構成や位置を示す案内役になって，文書を探しやすくすることです。また，個別フォルダをキチンと立たせておく壁にもなります。
ガイドの使い方
左端の第１列に山の位置があるのが第１ガイドで，大分類を表します。また，左の第２列にあるのが第２ガイドで，中分類を表します。
５冊から15冊までの個別フォルダをまとめて，第２ガイドを立てます。そして，最大８枚までの第２ガイドをまとめて第１ガイドを立てます。
文書を検索するときには，まず，第１ガイド名で大分類名を探し，次に第２ガイド名で中分類名を探します。そして第２ガイドが率いる個別フォルダを前から順に探し，必要な個別フォルダにたどり着くようにします。
ガイドの選び方
選定の際の留意点は，次のとおりです。
- 見出し部分には，ガイドラベルを入れますが，ラベルの入れやすいものを選びます。あまり小さいと出し入れに苦労します。
- ガイドラベルに表示したガイド名が見やすいものを選ぶ。見出しの部分がメーカーにより多少，角度が違います。フォルダ数が少ないためにガイドが接近した場合にも見やすいものを選びます。
- ガイドの見出しの部分が，第１ガイドの位置や第２ガイドの位置へ移動して留められるタイプもありますが，見出し部分が少し乱暴に扱うとはずれることがあり，必ずしも，使い勝手がよいとはいえません。
- 個別フォルダが倒れるのを防ぐ役目も兼ねていますので，ある程度の厚みのあるものを選びます。
- ガイドの下の中央の部分に山があり，ロッドを通す穴が付いたタイプもあります。これは，ガイドが抜けないようにするものですが，特にこのタイプでなくても構いません。