フォルダラベルの設計の仕方
フォルダラベルは，個別フォルダにはるものですが，市販品を購入するのが一般的です。しかし，ワープロやパソコンでラベルに印字する場合には，市販のものが使い勝手がよいとは限りません。そこで，ラベルを自分たちの自治体で使用しているワープロやパソコンに合うように設計して特注品を作る方法があります。この場合には，使用できるプリンターの幅を有効に使用できるように設計します。
パソコンを使う場合には，電算部門（例えば，情報管理課など）と協議して，先にラベルに打ち出す文字のピッチなど中身の規格を定めてから，それに合うようにラベルの規格を決めます。そのようにしないと文字がずれてしまったり枠からはみ出てしまい見にくくなってしまいます。
ラベルの色は，一般的には，白，赤，青，黄，緑の５種類を使いますが，個別フォルダを色で見分けるものですので，はっきり区別できるよう鮮明な色にしたいものです。また，ラベルはのりを付けなくてもはれるシールを使いますが，最近では，一度はったシールをはがすことのできるタイプのものがあるようですので，単価に大きく影響がなければ検討してもよいでしょう。
フォルダラベルの書き方
ラベルは，上段と下段との２段書きにするとよいでしょう。上段には検索しやすいように「個別フォルダのタイトル」を記入します。そして，下段には戻しやすいように「第２ガイド名」を記入します。そして，左隅に１文字分記入できるスペースを取っておき，その左隅の下段にその個別フォルダの作成年度の数字，例えば，平成８年度のフォルダであれば「⑧」と表示します。
左隅の上段は，通常は空欄にしておきますが，移換えをせず継続の文書とする場合に，継と表示します。例えば，平成８年度のフォルダを平成９年度にも現年度の引き出しに継続して残す場合には，左隅の下段は「⑧」で，上段は継と表示されます。