個別フォルダの使い方
文書は，必ず，個別フォルダごと引き出しから取り出します。戻すときも，同様です。決して引き出しにフォルダを入れたまま文書だけを出し入れせず，フォルダを取り出してから，文書を取り扱うようにします。また，少しでも速く目的の文書を見やすくするため，文書の形状によって，個別フォルダへの文書の入れ方を工夫します。
1. 縦長の文書
個別フォルダを開いたとき，すぐに文書を読むことができるよう，新しい日付を上にします。
2. 横長の文書
横長の文書の上部が，フォルダの折り目に向くように入れます。
3. 二つ折りの文書
すぐに文書を読むことができるように，裏面を中にして折り，標題，あて先，日付などが表面になるように入れます。また，他の文書が挾まり込まないように，文書の折り目を個別フォルダの見出しの方に向けます。
4. 個別フォルダの取り出し方，戻し方
個別フォルダの取り出し方は，キャビネットの引き出しから右手で取り出し，机の上で左手で開くのが基本です。取り出すときは，フォルダの見出しをつまんで引き出すのではなく，必ずフォルダの本体を持って引き出します。見出しが傷むのを避けるためです。
個別フォルダの戻し方は，第２ガイドのすぐ後ろに戻すのが基本です。こうしますと，第２ガイドにそって個別フォルダを戻すことになるので，差し込みやすいうえに戻し間違いも避けられます。しかも，利用度の高い個別フォルダが第２ガイドの直後に集まることになり，検索も速くなります。その結果，利用度の低い個別フォルダが第２ガイドの後方に位置することになり，移換えや引継ぎのときに，廃棄処分の一つの目安になります。