文書主管課の職員といえども，文書管理に関する知識を十分もっているとは限りません。例えば,導入済自治体の文書管理担当職員も，一般的にファイリングシステムとは，文書を簿冊につづらず，紙挟みに入れて文書を整とんする制度，ぐらいにしか考えていなかったと告白していました。
各自治体で，文書管理について深刻な問題になっているケースは多くても，その解決策が簡単には見いだせなかったり，解決策を実施できずにいるのが実情ではないでしょうか。文書管理に関する研修会に出席すると，ときには電子ファイルで文書の減量を図ることがベストな解決策であるかのような説明を受けることがあります。確かに，それも解決策の一つかもしれませんが，電子ファイルを中心に据えて問題解決に当たっている自治体はありません。問題解決の中心に据えるべきは紙文書の管理であり，部分的に電子ファイルを使ってもよいというのが現実的です。
文書管理の問題解決策として，ファイリングシステムの導入は極めて有効な手段ですが,このことを理解するには，何よりもまずシステムについて，正しい知識を得る必要があります。
知識を必要とするのは，文書主管課の職員の中の特定の一人だけというのではなく，少なくとも文書係全員がファイリングシステムについての共通認識をもち，それを深めることが必要です。そのためには，グレードの高いファイリングシステムを維持している自治体を参考にすることや適切な研修，適切な参考図書などで正しい知識を持ち合わせるようにすることが大切です。
文書管理の改善導入に取り掛かる段階で，適切な研修や図書を選択し，グレードの高い自治体を視察することが求められます。これを誤ると，書庫の整とんや執務室の紙文書のお片づけなどを目標にしたグレードの低いファイリングシステムを導入してしまったり，すぐに崩れてしまったりすることもあるので注意が必要です。
なお，平成23年２月７日（月）に札幌で公文書管理セミナー（主催：総務省・北海道，協力：NPO行政文書管理改善機構）を，平成23年２月25日（金）に東京で『公文書管理法対応実務の在り方』をテーマとした第14回行政文書管理セミナー（主催：駿河台大学・NPO行政文書管理改善機構）を開催します。参加にご関心のある方は，こちらからADMiCまでお問い合わせください。