文書主管課と各課のそれぞれについて，維持管理の年間スケジュールを紹介します。
1. 文書主管課の年間スケジュール
- ４月上旬
- 新規採用・異動職員に対する研修（文書主管課職員又はコンサルタント）
- ４月中旬
- （前年度末で保存期間満了の文書の）古公文書館（資料館）への移管作業（文書主管課職員及び公文書館職員）。
- ５月中旬
- 「前期」維持管理の事前研修（コンサルタント）
- ６月中旬～下旬
- 「前期」維持管理の巡回実地指導（文書主管課職員及びコンサルタント）
- ７月中旬
- 「前期」維持管理のフォローアップ指導（文書主管課職員及びコンサルタント），庁内周知
- １１月上旬
- 「後期」維持管理の事前研修（コンサルタント）
- １２月中旬～下旬
- 「後期」維持管理の巡回実地指導（文書主管課職員又はコンサルタント）
- １月中旬
- 「後期」維持管理のフォローアップ指導（文書主管課職員又はコンサルタント），庁内周知
- ２月上旬
- 引継ぎ及び移替え説明会（文書主管課職員）
- ２月中旬
- 保存期間満了文書の移管確認，保存期間延長確認の調査（文書主管課から各課へ）
- ３月上旬～中旬
- 文書主管課への文書の引継ぎ（担当課職員及び文書主管課職員）
- ３月下旬
- 保存期間延長文書の確認
2. 各課の年間スケジュール
- ４月
- ファイリングの日を設定し，年間を通じて毎月１回実施
- ６月中旬～下旬
- 「前期」維持管理実地指導
- １２月中旬～下旬
- 「後期」維持管理実地指導
- ３月上旬～中旬
- 文書主管課への文書の引継ぎ
- ３月下旬
- 現年度ファイル基準表の作成
- キャビネット下段への移替作業
- 新年度用フォルダの作成
3. 文書主管課の年度末の作業
文書主管課に最も負担がかかるのは，年度末の時期です。特に文書の引継作業には，１か月程度かけて所定の書庫に収納します。なお，引継作業は，例えば文書主管課の職員が２人，各課の職員２人が組になって行うとよいでしょう。