各課は，重点目標や維持管理についての事前研修を受けた後，研修の際に配られた「AKF」維持管理点検表によって，課員全員で不備な部分の改善を図ります。そして，その結果をファイル責任者とファイル担当者で自己評価し，課長の確認を受けた後，文書主管課に提出して，コンサルタントによる実地指導を受けます。
実地指導を受けるときには，課長，ファイル責任者を含め職員全員が参加します。コンサルタントは，維持管理点検表を基に，また執務環境を見て，さまざまな指摘をしますので，ファイル責任者が代表して，課としての考え方を説明します。個々の職員に関することであれば，その担当職員が答えます。
その際，コンサルタントから指摘されたことは記録を取って，一覧表にまとめて，文書主管課に提出すると同時に改善に役立てます。改善点については，定められた期限までに直すようにします。
また，指摘されたことなどで，疑問，不満等があれば，その場で質問をして，解決を図るようにします。そして全員が積極的に参加し，レベルを上げるように心がけます。執務環境に関することは，容易に改善できることが多いので，同じ指摘を繰り返して受けないように気を付けたいものです。
導入の際の実地指導に比べると維持管理の実地指導は，指導を受けるまでに時間的な余裕があります。導入マニュアルや維持管理マニュアルなどを読み返したり，個々の職員が気が付いた点や工夫している点などを，課内で話し合ってみてもよいでしょう。
なお，「AKF」を維持していく上でネックになっているような課題があれば，コンサルタントの意見を聞く必要があります。基本的な準則があっても，課の実情によりやむを得ず，例外的扱いを求めたくなる場合もあります。実際に不便になってしまったのでは長続きせずに，レベルアップどころか，維持管理そのものが困難になるというのがその理由です。ただし，例外は必要最小限の範囲で一定のルールの下で検討することになると思います。
最も避けるべきことは，実地指導の際だけ一時的に雑庫などへ文書をしまい込んでしまい，終わると元に戻すようなやり方です。何のプラスにもならず，恥ずかしいことでもありますので，厳に慎みたいものです。