事務室以外の整備・不要容器の整備

Q3:不要になったこれまでの容器・用具は,どこに置くのですか。

「AKF」の導入に伴い,それまで使っていた保管容器・用具,例えば,各種保管庫,本棚,本立て,レターケース,カラーボックス,脇机などを撤去しますので,大量の不要容器・用具が発生します。これらの容器などは,極力,再利用を図っていきますが,一時保管する場所が必要になります。

1. 保管場所として考えられる場所

  1. 庁舎周辺の倉庫や雑庫
  2. 公用車の空き車庫
  3. 小・中学校の空き教室
  4. 使っていない市町村の施設

2. 保管場所を考えるときの注意事項

  1. 庁舎内か庁舎の周辺で,移動する距離が短い場所を優先的に考えます。
  2. 空き教室などを使う場合には,あまり高い階に運ぶのは,職員の負担が大きいので避けたいものです。
  3. 重量のある容器もあるので,車での搬入や搬出ができる場所が好ましいでしょう。

3. 保管場所での注意事項

  1. いったん保管場所に入れた不要容器は,文書主管課が管理し,各課に勝手に移動させないようにします。そのためにも,施錠できる場所が望ましいと思います。
  2. いろいろな種類の容器が集められますが,場所の余裕があればできるだけ容器の種類ごとに分けておいた方が再利用しやすいでしょう。
  3. 難しいかもしれませんが,雨対策が必要です。不要容器といえども,廃棄処分が確定するまでは,再利用を前提に保管したいものです。

公文書管理に関するお問い合わせ

この記事に関するお問い合わせ、公文書管理・維持管理に関するお問い合わせを受け付けています。

よくある相談事例と回答例(FAQ)
無料相談 無料研修・セミナー
© 2017 ADMiC. All rights reserved.