佐賀県鹿島市
「維持管理十年原則を完遂,職員の意識改革」

1 問題解決策としての「AKF」
 
(1) 私物化容認意識の払拭 -個人管理から組織管理へ-
・文書はすべてキャビネット
・簿冊からフォルダ方式へ
・文書ライフサイクルの明確化
 
(2) 不要文書の廃棄
 
(3) 検索性の確保 -即座に誰でも探せるために-
・具体的なタイトル付け
・数にこだわる
・職員手作りのツミアゲ分類
 
 
2 「AKF」導入に必要なもの
 
(1) 職員の意識改革
・文書は,市民と行政との共有財産
・文書類は,原則公開すべきもの
・文書は,誰でも探せるように整理保管すべき
・近くに置くより,整理した保管場所
・手元にある文書のうち5割は廃棄できる
 
(2) アドバイザーの必要性
・職員が職員を指導するのは無理がある
 
執務時間の事務室 退庁後の事務室(机の上は滑走路)
CA3G0078.jpgのサムネール画像 CA3G0108.jpgのサムネール画像
 
 
3 導入だけでは×,適正な維持管理に向けて
 
(1) 「ファイリングニュース」の発行
「AKF」導入以来,作成しているファイリングシステム情報紙
 
(2) 職員研修(4月,3月)
 
(3) ファイリングの日(毎月)
 
(4) 序列説明・効果測定(4月)
※序列とは,思考の過程により順序良く配列すること
 
 
4 維持管理・自主管理のステージ
 
コンサルタントによる研修・指導(導入~5年目)
自主管理委員会による一部自主管理へ段階的移行(6年目~10年目)
導入から10年完全自主管理へ移行(11年目~)
 
 
5 維持管理十年原則
 
当初職員は漠然とした認識 ⇒ やらされ感,疑問
研修・指導を通じ徐々に文書に対する考えの変化
職員が自ら考え,自主的・主体的に「AKF」を展開
 
 
6 佐賀県鹿島市概要
 
人口31,790人(2009年3月31日現在),職員数264人(2009年10月1日現在)
 
 
 
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