佐賀県鹿島市
「維持管理十年原則を完遂,職員の意識改革」
1 問題解決策としての「AKF」
(1) 私物化容認意識の払拭 -個人管理から組織管理へ-
・文書はすべてキャビネット
・簿冊からフォルダ方式へ
・文書ライフサイクルの明確化
(2) 不要文書の廃棄
(3) 検索性の確保 -即座に誰でも探せるために-
・具体的なタイトル付け
・数にこだわる
・職員手作りのツミアゲ分類
2 「AKF」導入に必要なもの
(1) 職員の意識改革
・文書は,市民と行政との共有財産
・文書類は,原則公開すべきもの
・文書は,誰でも探せるように整理保管すべき
・近くに置くより,整理した保管場所
・手元にある文書のうち5割は廃棄できる
(2) アドバイザーの必要性
・職員が職員を指導するのは無理がある
執務時間の事務室 | 退庁後の事務室(机の上は滑走路) |
3 導入だけでは×,適正な維持管理に向けて
(1) 「ファイリングニュース」の発行
「AKF」導入以来,作成しているファイリングシステム情報紙
(2) 職員研修(4月,3月)
(3) ファイリングの日(毎月)
(4) 序列説明・効果測定(4月)
※序列とは,思考の過程により順序良く配列すること
4 維持管理・自主管理のステージ
コンサルタントによる研修・指導(導入~5年目)
↓
自主管理委員会による一部自主管理へ段階的移行(6年目~10年目)
↓
導入から10年完全自主管理へ移行(11年目~)
5 維持管理十年原則
当初職員は漠然とした認識 ⇒ やらされ感,疑問
↓
研修・指導を通じ徐々に文書に対する考えの変化
↓
職員が自ら考え,自主的・主体的に「AKF」を展開
6 佐賀県鹿島市概要
人口31,790人(2009年3月31日現在),職員数264人(2009年10月1日現在)