ADMiCは職員に歓迎されるポジティブな公文書管理の構築を目指す文書係長を支援します

文書管理の改善に文書係長が本気になったとき
３方向から抵抗を受けることも・・・

上司あるいは議会からの抵抗
・やる気のない課長からの改革することへの抵抗
　「紙じゃないだろう　電子だろう」
　「現用文書じゃない非現用文書（アーカイブズ）だろう」

職員からの抵抗
・文書を削減することへの抵抗
　「必要だからここに置いている」
　「廃棄できるものはない」

財政からの抵抗
・経費を計上することへの抵抗
　「新たにファイリング・キャビネットを購入する経費はない」
　「外部コンサルタントへの委託の経費は認められない」

さらに文書係長自身が抱えるこんな課題も・・・

・抵抗勢力を説得する自信がない
・職員に嫌われたくない
・スケジュールの組み方が分からない
・研修の方法が分からない
・どのように成果を確認すればよいか分からない

◎抵抗勢力を説得するポイントは，どのように効果を見せてやり方を具現化するか　にあります。

NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiCは，職員に歓迎されるポジティブな公文書管理の構築を本気で目指す
文書係長を支援します。

例えば，公文書管理の知見と実績を有するADMiC（理事長　廣田傳一郎）から文書係長へのこんなアドバイス・・・

まずは，文書係長が新しいファイリング用具　BSフォルダ　を評価選別する
その上で

・上司や議会には，高速検索による行財政改革効果をアピールする
　　BSフォルダの高速検索性によって短縮される労働時間は36時間27分/年であり，
　　職員一人当たり112,667円/年の人件費に相当するという。
　　（駿河台大学等行政文書管理アンケート調査）
　　1,000人の場合の行財政改革効果は，毎年　1億1,267万円

・職員には，削減しろと言ってはいけない
　　削減というフレーズが最大の阻害要因となる！職員は簿冊からBSフォルダに切り替えるだけ！
　　日本規範である行政文書管理ガイドラインに則り，職員が文書を分類をすると
　　職員が持ってる情報の見える化が担保されて，かつ職員の頭も整理され
　　仕事がし易くなったと実感してAKF(行政ナレッジファイリング)を歓迎します

・財政には，ファイリング・キャビネットの新規購入も，外部委託もしないと説明する
　　BSフォルダを使ったAKF(行政ナレッジファイリング)は既存の保管庫を使用できるため
　　新たにファイリング・キャビネットを購入する必要がありません
　　また，内部職員のみによる改善が可能なため外部コンサルタントが不要です

NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiCは，文書係長の支援を目的とした，モデル課等へのAKF(行政ナレッジ
ファイリング)導入に係る試行支援の用意もあります。

BSフォルダを使用したAKF(行政ナレッジファイリング)の構築を内部職員のみで行った場合，
職員数が1,000人，改善前の文書量8fm/人から改善後文書量4fm/人を目標とする自治体では，
以下のような波及改善効果も見込まれます。

・ファイリング・キャビネット不要効果
　　改善後の必要容器台数(ラテラル・キャビネット)と費用:1,000人×4fm＝
　　4,000fm÷2.48fm/台＝1,613台×124,800円/台(ベース付き定価)＝
　　2億100万円

・外部コンサルタント不要効果(オフィス家具業者に外部委託した場合の推定経費)
　　導入時の職員一人当たりの委託料＝4万円/人×1,000人＝4,000万円
　　維持管理時の職員一人当たりの委託費(1年間のみの場合)＝2万円/人
　　×1,000人＝2,000万円。
　　合計＝6,000万円

　　※ 外部委託による文書削減の実績値は35%程度。しかし,業者は容器の販売に影響するので,
　　　削減の指導に熱心ではないため，35%削減は職員による努力の結果にほかなりません。

・幅削減による新庁舎建設コストの節減効果（新庁舎建設を予定している自治体の場合）
　　BSフォルダ採用による文書の占有面積減が及ぼす建設コストの削減効果は，以下のとおりです。
　　　一人当たりの保管文書量を8fmとした場合：
　　　10人/課当たりの簿冊の占有面積は27.8㎡
　　　BSフォルダに切り替えると14.2㎡（差引き＝△13.6㎡/10人）
　　　1,000人の場合の削減㎡＝△1,360㎡

　　建設コストを@40万円/㎡とした場合＝△5億4,400万円

　　※ 職員一人当たりの保管fmには,机の上,下及び引出しの中並びに机の横の脇机内等の私物化された
　　　文書と,執務室に置かれている過年度文書等も含みます。なお,保管庫は,旧JIS3号としています。

NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiCは，上記以外にも，創業以来半世紀にわたる自治体などでの改善指導を
通して蓄積した公文書管理に関わる研究成果を基に，文書係長が抱える様々な課題の解決を支援します。

◎NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiC（理事長　廣田傳一郎）　とは

・自治体などにおける公文書管理の効率化と最適化に向けての研究開発を継続し，在るべき公文書管理としての
AKF(行政ナレッジファイリング)を世に公開するとともに，その成果を社会に還元するシンクタンクです。

・これまで国の機関（9省庁等）自治体（120余の市町村）での導入実績があり，当機構のAKF(行政ナレッジ
ファイリング)は日本規範ともいえる公文書管理法の実務指針である「行政文書管理ガイドライン」
（平成23年4月1日，内閣総理大臣決定）のモデルになりました。

・ADMiCの改善支援は，一般の改善コンサルタントと異なり，学識経験者の専門アドバイザーが行います。
さらに，文書管理の専門職大学院の内容を具備した，1年制の教育機関「行政文書管理アカデミー」を
併設しており，専門職員の人材の確保にも努めています。

◎具体的な支援等についてのお問い合わせは下記までご連絡ください。