当機構支援自治体担当者らの執筆によるAKF自主導入等の実践例が『自治実務セミナー』(第一法規)令和2年8月号から連載されます。構成は次のとおりです(内容は随時アップします)。
なお、本ホームページの「AKF自主導入とは」https://www.admic-akf.jp/news/2019/02/post-110.html 及び 「BSフォルダとは」https://www.admic-akf.jp/news/2018/08/50.html もご参照下さい。
事例1 枚方市 (8月号および9月号)
・益田直和(枚方市総務部コンプライアンス推進課法務・文書グループ)
・「『行政文書の管理に関するガイドライン』の実践~ファイリングシステム試行導入で新分類手法に挑戦/適正管理の効果を検証し職員の手による全庁展開へ」
・目次:
はじめに
Ⅰ 課題の確認と行政向けファイリングシステム
1 公文書管理において繰り返し指摘されている課題
2 「ガイドライン」が前提とする分類・整理の手法
3 簿冊方式によらない文書管理~情報共有に優れた行政向けファイリングシステム
4 ファイリングシステムの目的・効果を確認する~単なる文書のお片付けではない~
Ⅱ 導入効果の検証と試行導入
1 試行導入の実践の手順~達成度確認テスト合格への道のり~
(1) 不要な文書・物品の廃棄
(2) 公文書・個人資料・物品の管理エリアの明確な区分
(3) 個人デスクの使用基準~退庁時机の上は滑走路~
(4) 公文書を簿冊からフォルダへ
(5) 誰もが使いやすい文書分類~高速検索の実現~
(6) 達成度確認テスト
2 信じてまずは実践~体感して目的・効果が理解できる(以上、8月号)
Ⅲ 試行導入の効果測定
1 数字に見る導入効果~執務室の省スペースと文書検索時間の短縮化~
(1) 執務室内文書量の削減率88%/執務室面積の20%がフリースペースに
(2) 文書検索に要する時間の短縮がもたらす人件費の削減効果
2 職員自らの手で導入した場合の導入経費の抑制効果
(1) コンサルタント業務に係る委託料
(2) キャビネット購入費
3 現場発の働き方改革に~オフィスレイアウトの根本的な見直しとの一体化効果~
4 数字に表れない改善効果~適正な文書管理と業務改善
(1) 文書の散逸防止と文書のライフサイクルの確立
(2) 情報の見える化・共有化の実現
(3) コンパクトかつ安全・快適な執務室
5 試行導入に携わった職員の声
Ⅳ 全庁展開の課題と展望
1 全庁展開に向けた課題の抽出~書庫の運用改善と必要な予算
2 「なぜ今なのか」を全庁に発進する視点
(1) 働き方改革
(2) 紙文書と電子文書の一元管理
おわりに(以上、9月号)
事例2(都城市)
事例3(士別市)
事例4(高砂市)
総括(行政文書管理アカデミー)