民間の会社でファイリングシステムを導入している例もありますが，文書の種類の共通性を考えれば，よその自治体の状況を調査する方が参考になるはずです。
だからといって，ファイリングシステムを導入している自治体ならどこでもよいというわけではありません。また，安易に，近隣自治体だからとか，出入りの業者から勧められたからという理由で，視察先を選定することも避けた方がよさそうです。一般に業者が勧める先は，導入中又は導入したばかりの先が多いようです。そこで，業者には，導入後，維持管理を３～５年以上の継続している先を推薦させてみてはいかがでしょうか。該当する先がないということであれば，当該業者の指導では維持管理が難しいようだと理解すべきでしょう。
あらかじめ，文書管理の方法やファイリングシステムの導入の方法，導入後の状況などを照会する際，照会先が外部の指導を受けている場合は，指導先の専門アドバイザーなりコンサルタントの指導力（説得力）と指導方法についても確認しておく必要があります。改善指導の成果に密接不可分に影響するからです。その中で，自分の自治体に導入しようと考えているのと同程度以上の品質のファイリングシステムを導入している自治体を視察先に選定します。
ファイリングシステムに「グレードの高い」と「グレードの低い」とがあるとしたら，むろん高いグレードの自治体を視察したいものです。「高いグレード」のファイリングシステムというのは，文書が即座に検索でき，他者検索もできるなど，公文書管理法に対応する実務に準拠している状態が維持管理されていることです。文書の即時検索性や他者検索性を確認することは容易ではありませんが，検索時間等のデータがあれば見せていただけるでしょう。ファイリングシステムが維持管理されているかどうかは執務環境を確認することでもつかめます。もし，事務室を見て，本来キャビネット内に収まるべき文書が処理中でないのに出ていたり，全体的に執務環境が良好でなかったりした場合は，「グレードの低い」ファイリングシステムと言わざるを得ません。なぜなら，既にみた文書管理上の根本問題である文書の私物化や不要文書のはん濫が解決されていないからです。そこで，退庁時の執務環境を見ることは非常に有効です。
このようなことから近隣や同一県内に限定することなく，多くの自治体の中からグレードの高い自治体を探します。できれば，自治体の人口や財政の規模が同じ程度の自治体であればそれにこしたことはありません。
選定の目安としては，研修会で講師が推薦する，導入中の自治体や導入済みで維持管理中の自治体などが参考になるでしょう。